Jak dobrze zaplanować czas? Kilka propozycji na planowanie dnia!

Gdy dobrze rozłożysz zadania w czasie, zdążysz ze zrobieniem wszystkiego, co musisz wykonać. Zyskasz dzięki temu uczucie spokoju i satysfakcji z wykonanych zadań.

Kiedy do Twojego życia wkrada się chaos, zapominasz o różnych rzeczach, odkładasz część obowiązków na później. W ten sposób powstają zaległości, które i tak trzeba będzie nadrobić. Dlatego planowanie dnia codziennego i skrupulatne realizowanie go, to dobry sposób na poprawę nastroju i zdrowia, a także o pozytywną atmosferę w swoim otoczeniu.

Skoro wiesz, jak ważne jest skuteczne planowanie dnia codziennego, pomożemy Ci wprowadzić w życie drobne zmiany na lepsze.

Przeczytaj także: Medytacja – poznaj zalety i sprawdź od czego zacząć

Planowanie czasu jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania codziennymi obowiązkami. Istnieje wiele metod, które pomagają osiągać zaplanowane cele i walczyć z prokrastynacją, czyli odkładaniem zadań na ostatnią chwilę.

Jak planować czas w odpowiedni sposób? Twoim najważniejszym zadaniem jest stworzenie realnego planu dnia. Najczęściej popełnianym błędem jest narzucenie sobie zbyt wielu obowiązków, których nie sposób wykonać w danym okresie.

Do każdego zadania dodaj margines, który potrzebujesz na chwilę oddechu. Pamiętaj, by w Twojej liście zadań znalazł się też czas na odpoczynek. To nie przywilej, ale obowiązek – jeśli zaniedbasz organizm, on za jakiś czas upomni się o swoje.

Planowanie dnia ułatwią Ci narzędzia – kalendarze i planery oraz aplikacje do zarządzania czasem. Korzystanie z kalendarzy pomaga w śledzeniu terminów i zobowiązań. Zapisywanie to dobry sposób, by poprawić pamięć. Podczas pisania mózg łatwiej przyswaja informacje i rejestruje informacje. Możesz także podkreślać najważniejsze punkty różnymi kolorami flamastrów.

Aplikacje na smartfony są bardziej zaawansowanym narzędziem – możesz w nich tworzyć listy zadań, ustawić powiadomienia i zmieniać wpisy na bieżąco.

Przeczytaj też: Ćwiczenia relaksacyjne – 5 przykładów, dzięki którym rozluźnisz swoje ciało

Istnieje wiele różnych sposobów planowania, takich jak bullet journaling, metoda Eisenhowera, czy techniki time blocking.

Bullet journaling to metoda organizacji czasu, która łączy pisanie dziennika wspomnień z planowaniem za pomocą symboli i krótkich notatek. Osoby prowadzące bullet journale tworzą spersonalizowane strony z planami, listami zadań i śledzeniem nawyków. Technika ta jest elastyczna, pozwala na dostosowanie do indywidualnych potrzeb. Jest popularna ze względu na swoją prostotę i skuteczność w organizacji codziennych zadań i celów.

Metoda Eisenhowera, znana także jako macierz Eisenhowera, to narzędzie służące do priorytetyzacji zadań. Polega na podziale zadań na cztery kategorie w zależności od ich pilności i ważności: 

• ważne i pilne;
• ważne, ale niepilne;
• nieważne, ale pilne;
• nieważne i niepilne.

Zadania są następnie przypisywane do odpowiednich kwadrantów w celu zorganizowania i optymalizacji czasu pracy. Metoda ta pomaga w identyfikacji zadań, które wymagają natychmiastowej uwagi oraz tych, które można odłożyć lub zlecić innym. Jest to skuteczne narzędzie w walce z przeciążeniem i poprawie efektywności osobistej.

Metoda time blocking polega na przydzielaniu konkretnych bloków czasu na określone zadania lub aktywności w ciągu dnia. Możesz w ten sposób zaplanować swój dzień, dzieląc go na segmenty czasowe, każdy poświęcony na określone zadanie, projekt lub rodzaj pracy. Ta technika pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem, zwiększając koncentrację i produktywność poprzez ograniczenie rozpraszaczy. Jest szczególnie przydatna dla osób, które chcą maksymalnie wykorzystać swój czas i unikać przeładowania zadaniami. Time blocking może być również stosowany do planowania czasu na odpoczynek i relaks, zapewniając równowagę między pracą a życiem osobistym.

Nie ma jednego skutecznego systemu, w którym zrealizujesz 100% zadań. Wypróbuj różne sposoby – metoda prób i błędów to dobra droga, by znaleźć własny sposób na planowanie dnia codziennego.

Dzięki ustaleniu co jest najważniejsze, możesz skutecznie filtrować zadania, jeśli zabraknie Ci czasu na wykonanie wszystkich. 

Ustalanie priorytetów na liście zadań:

1. Zapisz wszystkie zadania, które masz do wykonania na następny dzień. Możesz użyć notesu i ołówka, aplikacji do zarządzania zadaniami lub kalendarza.
2. Przypisz każdemu zadaniu stopień ważności. Możesz użyć systemu punktowego, np. od 1 do 3, gdzie 1 oznacza najważniejsze zadanie, a 3 najmniej istotne.
3. Oceń czas potrzebny do wykonania każdego zadania. Te, które wymagają go więcej lub są bardziej skomplikowane, mogą być oznaczone jako priorytetowe – to, co najtrudniejsze, najlepiej realizować na samym początku.
4. Na podstawie stopnia ważności i czasu potrzebnego do wykonania, wybierz 3–5 najważniejszych zadań, które chcesz zrealizować danego dnia.
5. Upewnij się, że wybrane zadania są możliwe do wykonania w ciągu dnia. Unikaj zbyt dużego obciążenia, które może generować stres i obniżać Twoją efektywność. 

Po ustaleniu priorytetów staraj się realizować swój plan i skupić na najważniejszych zadaniach. Pamiętaj również o elastyczności, ponieważ plany mogą się zmieniać w zależności od okoliczności – nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkiego.

Wirtualne kalendarze i aplikacje ułatwiają planowanie dnia. Być może korzystasz już z takich narzędzi w pracy. Warto mieć również papierową wersję planera. Najlepszym wyborem jest kalendarz książkowy. W Auchan znajdziesz pięknie oprawione modele, które pozwalają stworzyć listę zadań na każdy dzień. Czas rozpisany jest w systemie godzinowym (od rana do wieczora), dzięki czemu możesz w sposób czytelny i przejrzysty zaplanować swój dzień.

Korzystanie z książkowego kalendarza do planowania zadań może być bardzo satysfakcjonujące, ponieważ pozwala na ręczne zapisywanie i śledzenie postępów. Możesz zabrać go ze sobą wszędzie – przyda się podczas zebrania w szkole, wizyty u lekarza czy w pracy. Zmieści się również do bagażu, by ułatwić bieżące planowanie wakacyjnego wyjazdu.

Tradycyjny planer może być też ładnym akcesorium biurowym. W Auchan kupisz kalendarze książkowe w różnych kolorach, więc łatwo można wybrać ten, pasujący do stylu danej osoby czy biura.

Codziennie rano lub wieczorem poświęć kilka minut na zaplanowanie całego dnia:

• Przeglądaj swoje zobowiązania na dany dzień oraz zapisane zadania. Wybierz te, które muszą zostać wykonane tego dnia.
• Zaznacz najważniejsze zadania, które musisz wykonać w danym dniu. Możesz użyć różnych symboli lub kolorów, aby wyróżnić priorytety. Wykorzystaj do tego kolorowe zakreślacze i karteczki indeksujące. 
• Przypisz każdemu zadaniu określony termin wykonania. Może to być godzina, przedział czasowy lub po prostu oznaczenie „rano”, „południe” czy „wieczór”.
• Zarezerwuj sobie chwilę na odpoczynek, aktywność fizyczną lub inne czynności, które są dla Ciebie ważne.
• Regularnie sprawdzaj postępy i dostosowuj plan w miarę potrzeb. Zanotuj, co udało Ci się zrealizować, a co wymaga dalszej uwagi.

W drobnych domowych czynnościach kieruj się zasadą jednej minuty. Jeśli coś trwa tyle czasu lub mniej – rób to od razu. Odkładanie drobiazgów na później sprawia, że nawarstwiają się.
Wykonuj czynności po kolei. Wyznaczaj przerwy w pracy i trzymaj się ich harmonogramu.

Jeśli masz w problem ze scrollowaniem mediów społecznościowych podczas wykonywania obowiązków, nie kładź telefonu w zasięgu wzroku i nie loguj się w przeglądarce. Nie odrywaj się od wykonywanej czynności, aby odebrać wiadomości z komunikatorów. Jeśli ktoś ma do Ciebie pilną sprawę – zadzwoni.

Jeśli czujesz się przytłoczony obowiązkami, nie bój się prosić o pomoc. Porozmawiaj z rodziną o tym, jak sprawiedliwie podzielić prace domowe. Bardzo często jest tak, że osoba zbyt mocno obciążona nie komunikuje problemu. Staraj się tego unikać.

Przeczytaj też: Jak się nie stresować? 7 sposobów na wyciszenie

Jak dobrze zaplanować czas, biorąc pod uwagę wiele obszarów, w które chcesz się angażować? Zanim zaczniesz organizować swój dzień, warto określić swoje cele i priorytety. Czy chcesz skupić się na pracy, nauce, relacjach czy rozwoju osobistym? Określenie głównych celów pomoże skoncentrować się na najważniejszych zadaniach.

Jeśli preferujesz organizację czasu w formie wirtualnej, oprócz telefonu może przydać się również powerbank – dzięki temu unikniesz rozładowania urządzenia w środku dnia i będziesz mieć dostęp do swojej listy zadań. 

Możesz również wybrać tradycyjny kalendarz papierowy lub wydrukować go samodzielnie na kartkach i powiesić przy pomocy pinezek na tablicy w widocznym miejscu. Warto poświęcić odrobinę czasu, by pozakreślać ważne informacje lub subtelnie ozdobić listę zadań – dzięki temu bardziej docenisz swój własny wkład w przygotowanie samego planu i postarasz się zrealizować go w stu procentach. Mogą Ci się do tego przydać artykuły, takie jak długopisy, cienkopisy, zakreślacze czy flamastry.

Relaks z kawą czy herbatą w ogrodzie na ulubionym leżaku? A może wieczór z książką pod ciepłym i miękkim kocem w towarzystwie zapachowej świecy? Wybierz to, co pozwoli Ci, chociaż na chwilę się odstresować i zapomnieć o codziennych obowiązkach. Pamiętaj także o zaplanowaniu czasu na aktywność fizyczną. Jeśli chcesz zaoszczędzić trochę czasu na dojazdach, możesz urządzić własną siłownię w domu.

Przeczytaj także: Jak się wyspać? 8 sposobów na zdrowy sen

Planowanie jest skuteczne tylko wtedy, gdy terminy są realne i konsekwentnie trzymasz się swoich założeń.

Jeśli czujesz, że masz za dużo obowiązków, poproś o pomoc i znajdź rozwiązania, które pomogą Ci zaoszczędzić czas na prostych czynnościach, takich jak robienie zakupów. Dziś wiele artykułów możesz zamówić online. Sprawdź, jak możemy Ci pomóc – wejdź na stronę sklepu Auchan i zyskaj więcej czasu w ciągu dnia.